التنسيق بين النظرية والتطبيق

يقول الرئيس للمرؤوس: نسق مع فلان أو مع إدارة كذا¡ أو يسأله: هل نسقت مع الشؤون الإدارية للتأكد من الارتباط المالي¿
هذا نوع من التنسيق يحرص فيه الرئيس على التكامل وإشراك الجهات ذات العلاقة حتى لا يحصل خطأ أو تقصير أو فشل تام وتكون النتيجة تبادل اللوم بين زملاء العمل.
التنسيق هو أحد عناصر العملية الإدارية¡ وهو وسيلة تنظيمية للعمل تحقق الانسجام وتساعد على تحقيق الأهداف المشتركة من خلال:
تعزيز العمل بروح الفريق.

تخطيط وجدولة الأعمال.

تبادل المعلومات بين الأقسام داخل المنظمة¡ أو بين منظمة وأخرى.

تنمية مهارات الاتصال بين زملاء العمل وتقوية العلاقة الرسمية وغير الرسمية بينهم.

توحيد الجهود وتحقيق التكامل نحو الأهداف المشتركة.

تجنب التداخل والازدواجية في أداء المهام.

تلك الأهداف تبرز أهمية التنسيق المتفق عليها. ومع ذلك يحدث أحيانا خلل أو فشل بسبب ضعف التنسيق أو عدم وجوده.
يبدأ التنسيق بالمشاركة سواء داخل المنظمات أو بين المنظمات¡ أو مشاركة المجتمع في القرارات الاستراتيجية. لا يمكن لجهة أن تقر نظاما -على سبيل المثال- ثم تتجه نحو الجهات ذات العلاقة المباشرة لتطالبها بالتنفيذ. هذا التنسيق المتأخر قد ينتج عنه مشكلات في التنفيذ بسبب عدم المشاركة المبكرة. وهكذا فإن من شروط نجاح التنسيق المشاركة في التخطيط والإعداد واتخاذ القرارات. هذه المشاركة لا بد أن تصل إلى مستوى المنفذين وألا تكتفي بالمستوى القيادي فقط وذلك من أجل تحقيق فهم مشترك يساعد في عملية التنفيذ.
ومن شروط نجاح التنسيق وضوح آلية وإجراءات التنسيق. وفي السنوات الأخيرة ساعدت التقنية على تفعيل آلية التنسيق واختصار الوقت.
ومن الشروط أيضا داخل المنظمة عدم وجود ازدواجية في تنفيذ المهام. المسؤول قد يكلف شخصين بمهمة واحدة ثم يطلب من كل واحد على انفراد التنسيق مع الآخر. هذا السلوك الإداري قد يؤدي إلى تنافس غير بناء ومشاكل بين زملاء العمل.
تشكيل اللجان وسيلة من وسائل التنسيق داخل المنظمة وبين المنظمات. وحتى تنجح هذه اللجان لا بد أن تضم كافة الإدارات أو الجهات ذات العلاقة. هل يمكن تشكيل لجنة داخل المنظمة لوضع خطة للتدريب -على سبيل المثال- دون مشاركة إدارة التدريب¿
تخيل أن تشكل لجنة لتوطين الوظائف دون مشاركة وزارة التعليم أو وزارة الاقتصاد والتخطيط. أو تقر سياسات وأنظمة جديدة من خلال لجنة دون مشاركة ممثل عن الجهة المعنية بتنفيذ تلك السياسات والأنظمة.
ننتقل من الخيال إلى الواقعº فنلاحظ أن من أكثر القضايا الثابتة في ندواتنا وحواراتنا عن التنمية خلال ثلاثين سنة أو أكثر هي قضية مخرجات التعليم ومدى وجود تنسيق بين الجهات ذات العلاقة وخاصة وزارة الاقتصاد والتخطيط ووزارة التعليم. مازلنا حتى الآن رغم وضوح الصورة نتحدث عن احتياجات سوق العمل مقارنة ببرامج التعليم والتدريب والتخصصات المتاحة للطلاب والمتدربين.
يجب التذكير هنا أن التنسيق في كثير من القضايا الإدارية لا ينتظر توجيها من الرئيس.. وبما أن استراتيجية الدولة واضحة في قضية توطين الوظائف فإن التنسيق في مرحلة التنفيذ هو واجب من واجبات الوظيفة¡ ومسؤولية مستمرة وليس مهمة وقتية.
القضايا الوطنية لا تكتمل بدون تنسيق.. فرص النجاح تكون أفضل بوجود التنسيق على كافة المستويات.. وبالتنسيق يكون النجاح والفشل مسؤولية الجميع.. على أرض الواقع يمكن ملاحظة ضعف التنسيق في أداء مهام بعض الأجهزة¡ وتقديم بعض الخدمات مثل خدمات الطرق الطويلة حيث تتداخل الاختصاصات¡ فتصبح المسؤولية تبحث عن صاحبها أو على الأقل عن تنسيق يحقق التعاون وتوحيد الجهود.. ذلك مثال من أمثلة كثيرة في مجالات مختلفة.. وفي وثائقنا الإدارية حوادث في المدارس والمستشفيات نتج عنها حيرة إعلامية في تحديد المسؤولية¡ وساحة لتبادل اللوم بين الجهات ذات العلاقة.
أما التنسيق داخل التنظيم الإداري لمنظمة أو مؤسسة واحدة فهو مبدأ إداري لا غنى عنه سواء بالوسائل التقليدية أو التقنية.. تعزيز الاتصال بين الإدارات والأفراد داخل التنظيم وتبادل المعلومات والمشاركة في اتخاذ القرارات¡ من شأن كل ذلك تحقيق الانسجام والتعاون والعمل بروح الفريق والابتعاد عن بعض الممارسات السلبية التي تظهر في بعض التنظيمات مثل الشللية¡ والأنانية¡ والتنافس غير البناء.. هذا النوع من التنسيق هو الآخر لا يحتاج إلى توجيه كونه جزءا من واجبات الوظيفة وعنصرا جوهريا في العملية الإدارية.
إن التنسيق الإداري بكل أنواعه يتضمن إيجابيات كثيرة من أهمها على المستوى الوطني تحقيق التكامل والعمل المشترك.. الجهاز الذي يتحول إلى جزيرة معزولة دون جسور تواصل مع الأجهزة الأخرى لا يمكن أن يقوم بدور إيجابي في منظومة التنمية ذات الأهداف المشتركة التي تساهم كافة أجهزة الدولة في تحقيقها.




إضغط هنا لقراءة المزيد...