الـسـكـرتـيـر

http://www.alriyadh.com/theme2/imgs/404.png بعد مقالي بعنوان (مدير المكتب) تلقيت تعليقا جميلا عبر تويتر من الدكتور عبدالمنعم الحسين يقول فيه (مقالة ظريفة أستاذ يوسف، أتمنى أن تجعل لها حلقة أخرى امتدادا لها لتضيف لها مزيدا من العمق خاصة في الاختلافات بينها وبين السكرتير).
وهكذا أستجيب بكل ترحيب لمقترح الدكتور عبدالمنعم خاصة أنني أثناء كتابة مقال (مدير المكتب) كنت أفكر بموضوع التداخل والاختلاف بين مهام مدير المكتب ومهام السكرتير.
بداية نشير إلى أن مصطلح السكرتير قد يكون له في منظمات ودول مختلفة معنى مختلف ومسؤوليات كبيرة غير المهام التقليدية المعروفة للسكرتير المحصورة في الأعمال المكتبية البسيطة. والمعروف أن الوزير في أميركا يطلق عليه مسمى سكرتير لكن المعنى هنا والصلاحيات والمسؤوليات مختلفة فهي شأن تنظيمي يخص أميركا.
في بيئة العمل، يوجد سكرتير للمكتب، وسكرتير للمدير، وسكرتير للشؤون الخاصة. ويرى البعض أن مسمى سكرتير المكتب أفضل من سكرتير المدير لأنه يعمل للإدارة وليس للمدير. وهو رأي أقرب للمنطقية والمهنية.
هناك ما يسمى السكرتير التنفيذي وهو مسمى له شأن وصلاحيات وقوة في بعض المنظمات تفوق صلاحيات بعض المديرين.
بعض المنظمات بدأت تستخدم مسمى مساعد إداري، وكأن مسمى سكرتير لا يحظى بالصورة الجيدة التي كانت في السابق، أو كأن مفهوم السكرتارية مفهوم يشوبه الكثير من عدم وضوح المهام أو وجود مهام مفتوحة ليس لها حدود.
السكرتير بصرف النظر عن المسمى هو فعلا مساعد إداري في تنظيم الأعمال المكتبية، وفي التنسيق والتواصل وتنظيم الاجتماعات وأحيانا إعداد محاضرها، وفي الاستقبال وتقديم المعلومات، وعمل الحجوزات، وكل ما يساعد المدير أو الإدارة على أداء العمل بالشكل المطلوب.
في الغالب السكرتير المشغول إشارة إلى مدير مشغول أو إدارة طبيعة عملها تحتم وجود مراجعين –رغم تطور الخدمات الإلكترونية– وهذا التطور لا يخفف المهام على السكرتير فقط بل يهدد وظيفته كما يهدد وظائف أخرى في جميع أنحاء العالم. وبشكل عام لا يمكن لمدير حيوي نشط أن يعمل مع سكرتير مشغول بجواله أو استقبال الأقارب والأصدقاء. هل يمكن أن تكون الصورة عكسية؟! في بعض الحالات يلاحظ أن السكرتير (اللهلوب) بالتعبير الشعبي هو الذي يحرك المدير، هو من يبادر ويقترح ويذكر، شعلة من النشاط والحيوية والقدرة على التصرف حتى في غياب المدير.
إذا أردنا أن نقارن بين مدير المكتب والسكرتير فأول ما يتبادر إلى الذهن موضوع المسؤوليات خاصة حين يكون لدى الرئيس مدير مكتب وسكرتير. وستكون الصلاحيات مناسبة للمسؤوليات وهي بالتأكيد أقوى بالنسبة لمدير المكتب مقارنة بالسكرتير. مدير مكتب الرئيس قد تكون لديه صلاحية توجيه الإدارات الأخرى والتكليف ببعض المهام استنادا إلى ثقة الرئيس، وقد يستثمر مدير المكتب هذه الثقة ويتجاوز صلاحياته، وقد يتلقى الشكر وليس اللوم من رئيسه خاصة إذا استطاع التوصل إلى حل مشكلة، أو إنجاز عمل تطويري. في بعض المنظمات قد يكون المسمى الوظيفي هو (سكرتير) لكن المهام الفعلية التي يقوم بها تعادل ما يقوم به مدير المكتب، بل إن السكرتير في الأندية الرياضية سابقا كان هو الذي يدير النادي. المسمى أحيانا لا يعكس الواقع الفعلي كما هو الحال في التنظيم الإداري الأميركي.
السكرتير بشكل عام عنصر جوهري في منظومة النجاح مهما وصلت مستويات التقنية الإدارية.




http://www.alriyadh.com/1911663]إضغط هنا لقراءة المزيد...[/url]